Comment choisir son wedding-planner ? Rôle, prix & conseils

Conseil mariage - Wedding-planner

Comment choisir son wedding planner ?

28 février 2019

SOMMAIRE

Comment choisir son wedding-planner ? Rôle, prix & conseils

Comment choisir son wedding planner ? Rôle, tarifs et conseils pour trouver le bon professionnel

Organiser un mariage demande du temps, de la méthode et une bonne dose d’anticipation. Faire appel à un wedding-planner peut alors transformer profondément l’expérience des préparatifs : moins de logistique à gérer, des choix plus éclairés et un professionnel capable de coordonner l’ensemble du projet jusqu’au jour J.

Encore faut-il trouver la bonne personne.

Car choisir son wedding-planner ne consiste pas simplement à comparer quelques devis ou de jolis comptes Instagram. Vous allez lui confier votre budget, vos envies, vos prestataires et plusieurs mois de préparation. La confiance, l’expérience et la compréhension de votre univers sont donc essentielles.

Pour avoir moi-même organisé plus d’une centaine de mariages pendant plusieurs années, je connais les réalités de ce métier, bien au-delà de l’image glamour qu’on lui prête parfois.

Quel est exactement le rôle d’un wedding planner ? Comment choisir le bon professionnel ? Quel budget prévoir ? Et quelles questions poser avant de signer ?

Voici les critères qui comptent vraiment.

Comment choisir son wedding-planner ?

Le wedding planner est avant tout un professionnel de l’organisation de mariage.

Son rôle est d’accompagner les futurs mariés dans la préparation de leur événement, d’en structurer les différentes étapes et de coordonner les professionnels nécessaires à sa réalisation.

Selon la formule choisie, son intervention peut commencer dès les premières réflexions autour du mariage ou se concentrer sur les dernières semaines et la coordination du jour J.

Mais son métier ne consiste pas à décider à votre place.

Un bon wedding planner écoute, analyse et conseille. Il comprend vos priorités, identifie les contraintes du projet et vous propose des solutions cohérentes avec votre personnalité, vos envies et votre budget.

Vous restez décisionnaires de votre mariage. Lui en devient le chef d’orchestre.

Pourquoi faire appel à un wedding planner pour organiser son mariage ?

Faire appel à un wedding planner permet tout d’abord de gagner un temps considérable.

Recherche du lieu, sélection des prestataires, demandes de devis, rendez-vous, budget, contrats, planning, transports, hébergements, installation, déroulé de la journée…

Les décisions se multiplient très vite.

Un professionnel expérimenté apporte une méthode et une vision globale du projet. Il sait dans quel ordre avancer, quelles questions poser et quels détails anticiper.

Son rôle est également précieux lorsque l’organisation devient plus complexe : destination wedding, réception sur plusieurs jours, nombreux invités venant de l’étranger, lieu privé, logistique importante ou mariage haut de gamme faisant intervenir de nombreux professionnels.

Mais il apporte surtout quelque chose de beaucoup plus difficile à quantifier : de la sérénité.

Le jour du mariage, vous ne devriez pas être en train de vérifier si le traiteur est arrivé, si le DJ connaît le timing ou si les navettes sont parties.

Vous devriez simplement être là.

Comment choisir son wedding planner ?

Le meilleur wedding planner n’est pas nécessairement le plus connu ou celui qui possède le compte Instagram le plus spectaculaire.

C’est celui qui correspond à votre projet, votre personnalité et votre niveau d’exigence.

Plusieurs critères permettent de faire un premier tri.

1. Vérifiez que son univers vous correspond

Chaque wedding planner possède une sensibilité particulière.

Certains travaillent principalement sur des mariages intimistes, d’autres sur de grandes réceptions, des mariages haut de gamme, des destination weddings ou des événements très scénographiés.

Regardez les mariages qu’il a réellement organisés. Pas seulement trois belles images dans un portfolio.

Intéressez-vous aux lieux, aux ambiances, au niveau de production, au nombre d’invités et surtout à la diversité de ses réalisations.

Vous devez pouvoir vous projeter dans son univers sans avoir l’impression que votre mariage deviendra la copie du précédent.

2. Privilégiez le feeling

C’est certainement l’un des critères les plus importants.

Votre wedding planner va vous accompagner pendant plusieurs mois, parfois plus d’un an. Vous allez parler avec lui d’argent, de famille, de contraintes, de désaccords et probablement de quelques moments de stress.

La relation doit être simple et fluide. Vous devez vous sentir écoutés, jamais jugés ni dépossédés de votre projet. Et si le courant ne passe pas lors des premiers échanges, inutile d’insister. La confiance ne se décrète pas.

3. Intéressez-vous à son expérience

Depuis combien de temps exerce-t-il ? Combien de mariages organise-t-il chaque année ? Travaille-t-il seul ou avec une équipe ? Possède-t-il une expérience des mariages similaires au vôtre ?

Il ne s’agit pas d’écarter systématiquement les jeunes agences. Certaines sont extrêmement talentueuses.

Mais le niveau d’expérience doit être cohérent avec la complexité de votre mariage.

Organiser une réception de 50 personnes dans un lieu parfaitement équipé et produire un destination wedding de trois jours pour 150 invités internationaux ne mobilisent évidemment pas les mêmes compétences.

4. Cherchez à comprendre sa méthode de travail

Un beau feed Instagram ne remplace pas une organisation rigoureuse.

Demandez comment seront structurés vos préparatifs :

à quelle fréquence aurez-vous des rendez-vous ;
comment le budget sera-t-il suivi ;
quels outils seront utilisés ;
comment seront sélectionnés les prestataires ;
qui vérifiera les contrats ;
comment sera construit le rétroplanning ;
qui sera présent le jour du mariage ;
comment seront gérés les imprévus.

Un bon wedding planner doit pouvoir expliquer clairement sa manière de travailler.

5. Vérifiez précisément ce qui est inclus dans sa prestation

Organisation complète, organisation partielle, coordination du jour J, recherche de prestataires, accompagnement budgétaire…

D’une agence à l’autre, une même appellation peut recouvrir des prestations assez différentes.

Ne comparez donc jamais uniquement les prix. Comparez les missions.

Combien de rendez-vous sont prévus ? La recherche du lieu est-elle comprise ? Le suivi budgétaire également ? Combien de personnes seront présentes le jour J ? Jusqu’à quelle heure ? Les frais de déplacement sont-ils inclus ?

Un devis précis permet d’éviter bien des incompréhensions.

6. Intéressez-vous à son réseau de prestataires

Un wedding planner expérimenté possède naturellement un réseau.

Mais attention : son rôle n’est pas de vous imposer systématiquement les mêmes professionnels.

Il doit être capable de sélectionner des prestataires adaptés à votre mariage, à son esthétique, à sa localisation et à votre budget.

Une sélection pertinente vaut mieux qu’une avalanche de devis. L’objectif n’est pas de vous proposer quinze photographes ou dix traiteurs. C’est de comprendre suffisamment bien votre projet pour identifier ceux qui ont réellement une chance de vous correspondre.

Quel est le rôle d’un wedding planner ?

Selon la mission que vous lui confiez, le wedding planner peut intervenir sur une grande partie de l’organisation.

Vous conseiller tout au long des préparatifs.

On ne se marie pas tous les jours. Il est donc parfaitement normal de ne pas savoir dans quel ordre prendre certaines décisions.

Grâce à son expérience, le wedding planner vous permet de hiérarchiser les priorités et d’anticiper les conséquences de vos choix.

Construire et suivre votre budget mariage

Un wedding planner ne doit pas simplement additionner les devis.

Il doit vous aider à définir une répartition cohérente de votre budget en fonction de vos priorités.

Vous souhaitez consacrer davantage à la photographie ? Imaginer un dîner exceptionnel ? Investir dans le design floral ? Recevoir vos invités pendant trois jours ?

Chaque choix entraîne des arbitrages. Le rôle du planner est de vous permettre de les faire consciemment.

Sélectionner les bons prestataires

Lieu, photographe, vidéaste, traiteur, floral designer, scénographe, DJ, groupe live, papeterie…

Son réseau et sa connaissance du secteur lui permettent de vous orienter vers les professionnels susceptibles de correspondre à votre projet.

Mais cette sélection doit toujours être personnalisée.

Organiser les rendez-vous et suivre les contrats

Le wedding planner centralise les informations, facilite les échanges et s’assure que les différentes prestations nécessaires au mariage sont bien cadrées.

Chaque intervention doit naturellement faire l’objet d’un contrat clair entre les parties concernées.

Construire le rétroplanning

Un mariage s’organise sur plusieurs mois.

Certaines décisions doivent être prises très en amont quand d’autres peuvent attendre.

Le wedding planner organise ces différentes échéances afin que les préparatifs avancent sans précipitation.

Coordonner le mariage avant et pendant le jour J

À l’approche de la réception, son rôle devient encore plus opérationnel.

Il centralise les informations transmises aux prestataires, construit le planning de la journée, anticipe les temps d’installation et veille à ce que chaque intervenant sache précisément quand et comment agir.

Le jour J, il devient le point de contact de l’ensemble de l’équipe.

Et c’est probablement à cet instant que vous comprendrez le mieux pourquoi vous avez fait appel à lui.

Wedding planner ou wedding designer : quelle différence ?

Les deux métiers sont souvent confondus. Pourtant, leurs missions sont différentes.

Le wedding planner organise le mariage. Il intervient sur la logistique, le budget, les prestataires et la coordination.

Le wedding designer imagine son identité visuelle. Il travaille sur l’ambiance, les couleurs, les matières, le mobilier, la scénographie et plus largement la direction esthétique de la réception.

Certaines agences proposent les deux expertises en interne. D’autres travaillent avec un wedding designer, un scénographe ou un floral designer indépendant.

Pour un mariage très travaillé visuellement, ces compétences doivent se compléter plutôt que se confondre.

Un wedding planner permet-il de faire des économies ?

C’est probablement l’une des idées reçues les plus persistantes.

Non, le rôle premier d’un wedding planner n’est pas de négocier tous vos prestataires afin de financer ses propres honoraires.

Son expertise peut néanmoins vous faire éviter certaines erreurs coûteuses. Il connaît les niveaux de prix du marché, sait repérer un budget mal réparti et peut vous orienter vers des solutions cohérentes avec votre enveloppe. Grâce à son réseau, il peut parfois bénéficier de conditions particulières ou de gestes commerciaux. Mais ce n’est pas son métier de faire pression systématiquement sur les tarifs des professionnels avec lesquels il travaille.

Un bon prestataire a un prix.

Et la meilleure économie consiste parfois simplement à investir au bon endroit.

Faire appel à un wedding planner signifie-t-il perdre le contrôle de son mariage ?

Absolument pas.
Votre wedding planner n’organise pas son mariage. Il organise le vôtre.

Vous restez décisionnaires et validez les grandes orientations comme les prestataires. Son travail consiste justement à transformer vos envies en décisions concrètes tout en vous libérant d’une partie de la charge mentale et logistique. La relation doit donc fonctionner comme une équipe. Confiance, écoute et respect mutuel en sont les bases.

Le wedding planner est-il réservé aux mariages haut de gamme ?

Non.
Le métier s’est considérablement développé et les offres sont aujourd’hui très diverses : accompagnement complet, organisation partielle, coaching, recherche de lieu ou simple coordination du mariage.

En revanche, toutes les agences n’ont évidemment pas le même positionnement.
Il est donc inutile de contacter une agence spécialisée dans les mariages de luxe ou les destination weddings si ses honoraires sont incompatibles avec votre budget global.

Et inversement, un mariage complexe nécessitant une importante production devra être confié à une équipe disposant de l’expérience et des moyens nécessaires.

Il ne s’agit pas de trouver le meilleur wedding planner.
Il s’agit de trouver le meilleur pour votre mariage.

Quelles questions poser à un wedding planner avant de signer ?

Votre premier rendez-vous doit vous permettre de comprendre à la fois sa personnalité et sa façon de travailler.

Voici quelques questions essentielles :

Depuis combien de temps organisez-vous des mariages ?
Combien de mariages accompagnez-vous chaque année ?
Avez-vous déjà organisé un mariage similaire au nôtre ?
Combien de personnes travaillent sur chaque projet ?
Qui sera notre interlocuteur pendant les préparatifs ?
Qui sera présent le jour J ?
Comment suivez-vous le budget ?
Comment sélectionnez-vous les prestataires ?
Travaillez-vous avec une liste imposée de partenaires ?
Quelle est précisément l’étendue de votre mission ?
Quels frais supplémentaires peuvent s’ajouter à vos honoraires ?
Comment gérez-vous les déplacements et l’hébergement ?
Quelle est votre politique en cas d’annulation ou de report ?
Disposez-vous d’une assurance professionnelle ?
Que se passe-t-il si vous êtes indisponible le jour du mariage ?

Et écoutez aussi les questions qu’il vous pose. Un wedding planner réellement intéressé par votre projet cherchera à comprendre votre histoire, vos priorités, votre manière de recevoir et la façon dont vous imaginez cette journée avant de vous vendre une formule.

Quand réserver son wedding planner ?

Pour une organisation complète, mieux vaut commencer les recherches 8 à 12 mois avant le mariage, notamment lorsque vous souhaitez vous marier pendant la haute saison ou dans une destination très demandée.

Le wedding planner peut notamment intervenir avant même la réservation du lieu afin de vérifier sa cohérence avec votre nombre d’invités, votre budget et la logistique envisagée.

Pour une simple coordination du jour J, la réservation peut intervenir plus tard, même si les agendas des professionnels les plus sollicités se remplissent rapidement.

Comment choisir son wedding planner : l’essentiel à retenir

Prenez le temps.

Regardez son travail, renseignez-vous sur son expérience, comprenez précisément ce qu’il propose et demandez un contrat détaillé.

Mais au-delà du portfolio, du prix et de la réputation, il reste un critère beaucoup plus instinctif.

La confiance.

Votre wedding planner vous accompagnera pendant certains des mois les plus intenses de votre vie. Vous devez être capables de lui confier votre mariage tout en restant pleinement acteurs de vos choix.

Lorsque l’équilibre est trouvé, il ne se contente pas d’organiser. Il vous permet surtout de profiter du chemin.

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