Organiser un welcome dinner

Organiser un « Welcome Dinner » ou un dîner de bienvenue pour son mariage est devenue monnaie courante. Notamment dans le cadre des mariages organisés comme des voyages qui nécessitent un accueil sur plusieurs jours.

Qu’est-ce qu’un Welcome Dinner ? Pourquoi et comment l’organiser dans les meilleures conditions qui soient ? Aurélie Rizzo fondatrice de l’agence d’organisation de mariages Small Luxury Events partage ses conseils d’experte sur le sujet…

Qu’est ce qu’un Welcome Dinner ?

Un welcome dinner c’est à mon sens avant tout un accueil chaleureux qui donne le top départ d’un week-end riche en émotions. C’est un moment où l’authenticité et la simplicité règnent en maîtres, l’occasion idéale de partager des moments précieux avant le grand jour.

Qui invite t-on à un Welcome Dinner ? 

« Tout le monde, les mêmes invités que pour le mariage.

Car l’un des principaux objectifs d’un dîner de bienvenue est de permettre aux invités de se rencontrer et de tisser des liens avant le grand jour. Cela favorise une atmosphère plus détendue et conviviale lors du mariage lui-même, car les invités se sentiront plus à l’aise en présence de personnes qu’ils connaissent déjà. »

Pourquoi organiser un Welcome Dinner ? 

« En plus de créer des liens les avantages sont nombreux :

• Souvent les invités proviennent de différents cercles sociaux ou de différentes parties du monde. Le dîner de bienvenue offre une opportunité pour tous ces invités de se sentir inclus et bienvenus dans le cadre de l’événement
• Pour les mariés, le dîner de bienvenue leur permet de passer du temps de qualité avec leurs proches sans les contraintes de la journée du mariage. C’est le moment des retrouvailles en toute simplicité.
• Un moment unique qui offre une grande liberté créative. En l’absence de conventions strictes, tout est possible, il n’y a aucun code à respecter l’unique objectif créer de beaux moments de partage qui laisseront des souvenirs impérissables.

Organiser un dîner de bienvenu avant un mariage va au-delà de la simple tradition. C’est une opportunité de créer des souvenirs durables, de favoriser des liens entre les invités et de commencer le week-end de mariage sur une note authentique et chaleureuse. »

Où organiser son welcome Dinner ?

« L’endroit où organiser le dîner de bienvenue dépend des préférences personnelles des mariés, ainsi que du style et de l’ambiance qu’ils souhaitent créer. 

Quel que soit l’endroit choisi, l’essentiel est de s’assurer qu’il correspond à la vision des mariés et qu’il offre une atmosphère unique bienveillante et décontractée. Une seule règle d’or à mon sens : il est important de garder une part de mystère pour le jour du mariage, même si le dîner de bienvenue se déroule sur le même lieu. » 

Quelles sont les 10 clés de réussite d’un Welcome dinner ?

1. 1. Décontraction et informalité : Créer une ambiance détendue où les invités se sentent à l’aise pour socialiser.
   2. Différenciation avec le grand jour : Offrir une expérience distincte mais complémentaire par rapport au mariage principal.
   3. Lieu accueillant : Choisissez un lieu confortable adapté à la taille du groupe.
   4. Simplicité dans les détails : Bien que tout soit planifié, l’atmosphère doit rester décontractée et sans effort.
   5. Authenticité : Veiller à ce que l’événement reflète la personnalité des mariés et leur connexion avec les invités.
   6. Musique live : Ajouter une touche chaleureuse avec de la musique en direct.
   7. Ateliers ludiques : Proposer des activités participatives pour encourager les échanges et renforcer les liens entre les invités.
   8. Flexibilité des horaires : Accueillir les invités à leur rythme et leur permettre de se sentir les bienvenus, quel que soit leur horaire d’arrivée.
   9. Liberté créative : Profiter de l’occasion pour explorer des idées uniques et créatives, sans se limiter à des conventions traditionnelles.
   10. Profiter du moment présent : Le plus important est de savourer ce moment spécial avec les proches et les amis, tout simplement.